Alur Permohonan Surat

Menu E-Surat → Permohonan Surat (/admin/letter-requests) adalah jantung pelayanan persuratan.

Status & Alur Persetujuan

Warga/Operator ajukan
        ↓
  ┌─ pending_rt ──── Menunggu Verifikasi RT/RW
  ↓ (verify-rt / bypass-rt)
  ├─ pending_staff ─ Menunggu Verifikasi Staf Desa
  ↓ (verify-staff)
  ├─ pending_kades ─ Menunggu TTE Kepala Desa
  ↓ (approve-kades)
  └─ approved ────── Selesai & Disahkan → PDF + QR
        ↘ rejected   Ditolak (oleh staf/kades, dengan alasan)

Status	Label	Aksi yang boleh dilakukan
pending_rt	Menunggu Verifikasi RT/RW	Verifikasi oleh RT/perangkat
pending_staff	Menunggu Verifikasi Staf Desa	Verifikasi staf (perangkat)
pending_kades	Menunggu TTE Kades	Persetujuan + TTE Kepala Desa
approved	Selesai & Disahkan	Unduh PDF
rejected	Ditolak	Lihat alasan, warga bisa ajukan ulang

Siapa yang memproses?

• Ketua RT (letters.verify_rt) — verifikasi pengantar di tingkat RT.
• Perangkat Desa (letters.process) — cek berkas, verifikasi staf.
• Kepala Desa (letters.approve) — persetujuan akhir + TTE elektronik.
• Superadmin — dapat memproses pada status mana pun (termasuk bypass RT).

Langkah Operator

1. Buka E-Surat → Permohonan Surat; filter antrean berdasarkan status.
2. Klik permohonan untuk melihat detail: pemohon, template, isian field, dan dokumen.
3. Proses sesuai status Anda:
   • Verifikasi RT — cocokkan data pemohon dengan wilayah RT.
   • Verifikasi Staf — pastikan berkas/kelengkapan.
   • Setujui & TTE — Kepala Desa; sistem menomori surat, menandatangani, dan men-generate QR.
   • Tolak — wajib mengisi alasan; status menjadi rejected.
4. Unduh PDF — dokumen sudah berisi nomor surat, QR verifikasi, dan identitas desa.

Verifikasi Keaslian Surat

Setiap PDF memuat QR Code yang menautkan ke:

https://domain-anda/verify/letter/{qr_token}

Pihak ketiga (mis. penerima surat) cukup memindai QR untuk memastikan surat asli dan melihat statusnya — tanpa membuka data pribadi lain.

Batasan Pemrosesan

LetterRequest::canBeProcessedBy() memastikan:

• Permohonan yang sudah approved/rejected tidak bisa diproses ulang.
• Aksi sesuai permission role masing-masing (lihat Role & Otorisasi).

Unduh PDF Massal

Saat ini unduhan bersifat per-permohonan (/admin/letter-requests/{id}/pdf). Portal warga juga menyediakan unduhan mandiri di Portal Warga.